Ogni gruppo sociale, grande o piccolo che sia, per funzionare deve dotarsi di regole conosciute da tutti, in modo che chiunque sia in grado di comprendere se la propria condotta sia conforme alle regole vigenti.Ciò accade anche negli ambienti lavorativi.
Tuttavia, nelle imprese di piccole e medie dimensioni, frequentemente tali regole non sono per così dire codificate, bensì attengono alla prassi. Se questo tipo di organizzazione può funzionare con un numero assolutamente ridotto di dipendenti, appena questo cresce un po’ di numero i problemi diventano evidenti.
Il regolamento interno ha lo scopo di fissare le linee organizzative dell’azienda, in modo da renderle omogenee e parimenti conoscibili sia dai dipendenti storici, che da i nuovi assunti.
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Il regolamento interno, che deve ovviamente essere rispettoso dei diritti dei lavoratori, deve fissare le modalità di svolgimento del lavoro e organizzare i tempi all’interno dell’azienda, stabilendo ad esempio le modalità di godimento delle pause o le tempistiche per giungere ad un piano ferie che possa incontrare esigenze di azienda e dipendenti.
Inoltre, fondamentale compito del regolamento interno è l’individuazione delle gerarchie e degli ambiti di competenza, in modo che ogni dipendente sappia, anche in caso di momentanea assenza dell’imprenditore, a chi deve rivolgersi, per qualsiasi tipo di richiesta o chiarimento.
Sotto il profilo dell’organizzazione del lavoro, sarà dunque importante individuare esattamente chi ha il compito di attribuire le singole mansioni da svolgere, chi deve sciogliere eventuali dubbi sulle modalità di esecuzione di particolari lavorazioni e chi avrà il compito di verificare che il lavoro sia correttamente svolto.
Parimenti, sotto il profilo amministrativo, sarà altrettanto opportuno individuare il soggetto che deve ricevere le richieste dei dipendenti (richiesta di nuovi DPI, permessi, chiarimenti sulla busta paga, ecc…). In queste ipotesi sarà inoltre necessario stabilire le modalità e le tempistiche con cui dovranno essere riscontrate le richieste dei lavoratori.
Non da ultimo, per evitare possibili incomprensioni, è bene disciplinare l’uso degli spazi comuni (spogliatoi, refettorio, ecc…), nonché chiarire quale sia l’atteggiamento cui i rapporti interpersonali devono essere improntati, con colleghi, superiori, clienti, fornitori e terzi in genere.
Dunque, sinteticamente, si può affermare che il regolamento aziendale ha la funzione di regolare i principali aspetti della vita all’interno dell’azienda.
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L’introduzione del regolamento aziendale, specie se accompagnata dall’introduzione del codice disciplinare, può suscitare motivi di disagio e malcontento tra i dipendenti che spesso interpretano una simile iniziativa del datore di lavoro come un’accusa nei loro confronti.
È dunque utile preparare il terreno, affrontando il discorso in modo preventivo. In alcune situazioni, poi, può contribuire a distendere gli animi un confronto costruttivo, almeno sugli aspetti che più interessano i lavoratori.
Chiedere loro quali ritengano essere le carenze organizzative e le pratiche che invece sono effettivamente funzionali può fornire buoni spunti di miglioramento, offrendo un punto di vista differente.
Infine, consegnare ai dipendenti una copia della bozza, dando un termine entro il quale possano segnalare, motivando, eventuali parti che ritengano lesive dei loro diritti fissati dalla Legge o dal CCNL, dichiarandosi disponibili ad un preventivo confronto con il sindacato, renderà per i lavoratori, contestarne il contenuto in futuro.
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Diverso è il codice disciplinare.
La sua adozione da parte del datore di lavoro è espressamente prevista dall’art. 7 dello Statuto dei lavoratori, il quale nei primi due commi stabilisce che: “Le norme disciplinari relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna
di esse può essere applicata ed alle procedure di contestazione delle stesse, devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti.
Esse devono applicare quanto in materia è stabilito da accordi e contratti di lavoro ove esistano.
Il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza averlo sentito a sua difesa”.
Dunque, lo Statuto dei Lavoratori fissa fasi e tempi del procedimento disciplinare, con la conseguenza che il datore di lavoro che si trovi nell’esigenza di applicare una sanzione, deve, attenersi a tale normativa (o al CCNL se migliorativo per il dipendente), adottando un codice disciplinare prima del verificarsi dell’evento che si intende contestare e sanzionare.
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Esaminiamo brevemente le fasi del procedimento disciplinare.
il codice disciplinare deve essere affisso in un luogo accessibile a tutti i dipendenti. Ogni altra forma di pubblicità non è idonea a soddisfare il requisito.
Pertanto, sono errate le prassi aziendali che prevedono la consegna, con firma per ricevuta, del codice disciplinare al momento dell’assunzione.
Sul punto la giurisprudenza è univoca e costante.
Nella prospettiva di assolvere all’onere della prova, relativamente all’affissione, può risultare utile individuare un luogo accessibile sia ai dipendenti che a terzi, in modo che i terzi possano vedere esposto il codice disciplinare ed eventualmente essere sentiti come testi, in caso di contenzioso.
Si noti che la mancata affissione del codice disciplinare vizia l’intero procedimento.
il datore di lavoro che intenda sanzionare un dipendente deve, preventivamente contestare l’addebito.
La contestazione deve essere specifica, indicando con esattezza il comportamento oggetto della contestazione, senza la possibilità di modificarne successivamente i caratteri essenziali.
Inoltre, deve essere tempestiva, deve cioè essere comunicata nell’immediatezza della scoperta del fatto. Il carattere della tempestività varia a seconda della complessità degli accertamenti che il datore di lavoro deve svolgere per giungere ad una corretta contestazione.
Non vi è quindi un termine perentorio.
Infine, la contestazione deve sempre avvenire in forma scritta, ad eccezione dei fatti per i quali si applica il richiamo verbale.
la sanzione non può essere applicata senza aver sentito il dipendente a difesa.
È lo stesso art. 7, comma 5, dello Statuto dei Lavoratori a fissare il termine a difesa di 5 giorni dal ricevimento della contestazione.
Entro tale termine il lavoratore potrà, anche con l’assistenza delle organizzazioni sindacali, rendere le proprie giustificazioni, in forma verbale o scritta.
Trascorso inutilmente il termine a difesa o ricevute giustificazioni non soddisfacenti, il datore di lavoro sarà libero di applicare la sanzione disciplinare.
Le sanzioni disciplinari sono:
Le sanzioni devono essere proporzionali alla gravità della condotta contestata.
È opportuno quindi che il codice disciplinare nell’indicare le sanzioni specifichi a quali comportamenti violazioni verranno applicate.Per la comunicazione della sanzione è sufficiente un generico richiamo alla contestazione
Si noti che alcuni CCNL prevedono un termine entro il quale la comunicazione della sanzione deve avvenire, quindi è consigliabile sempre verificare.
Per la recidiva non si possono tenere in considerazioni sanzioni disciplinari decorsi due anni dalla loro adozione.
il dipendente che ritengo infondata o comunque illegittima la sanzione può impugnare la sanzione, con una delle seguenti modalità:
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L’avvocato nell’ambito della redazione del regolamento interno e del codice disciplinare ha un duplice ruolo.
Innanzitutto. deve provvedere ad una corretta compilazione degli stessi, in modo da non ledere i diritti dei lavoratori, sia in relazione alla normativa vigente che al contenuto dei singoli CCNL.
Inoltre, deve porsi come soggetto dialogante do i dipendenti e, se necessario con le organizzazioni sindacali, al fine di far comprendere ai lavoratori che l’introduzione di tali documenti nell’azienda non costituisce un fatto per loro deteriore, stabilendo, invece, preventivamente le modalità di condotta cui entrambe le parti si devono attenere.
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